PR kryzysowy to działanie, po które najczęściej sięga się gdy jest już za późno. Wtedy, gdy niekorzystne wydarzenie lub czyjeś działanie zdążyło już rozpalić pożar i zagrozić dobrej opinii o firmie lub osobie. Takie traktowanie PR kryzysowego jest błędne. Należy o nim myśleć zawczasu i z wyprzedzeniem zaplanować działania na wypadek trudności. Tak, by w ostateczności nie stracić nad nimi kontroli.
Kiedy przyjdzie kryzys
Z doświadczenia wiemy, że kryzysy o różnym natężeniu i skali zdarzają się w każdej organizacji. Mogą zostać wywołane wewnątrz firmy, jak i przez czynniki zewnętrzne. Celowo, jak i przez niedopatrzenie. Szczególnie narażone na nie są przedsiębiorstwa mające kontakt z klientem i to w ich przypadku kryzys może szczególnie dotkliwie odbić się nie tylko na reputacji, ale na wynikach sprzedaży. Warto podjąć współpracę z agencją PR, by przygotować plan komunikacji kryzysowej na wypadek problemów. Właściwe zarządzanie kryzysem w firmie bowiem polega na możliwie najlepszym przygotowaniu się do niego, zanim nastąpi.
Aby ten proces był łatwiejszy i bardziej zrozumiały dla klienta, w agencjach public relations dzielimy zasady komunikacji i zarządzania na trzy etapy:
– zarządzanie przed kryzysem
– zarządzanie kryzysowe
– zarządzanie pokryzysowe
W ten sposób wiadomo, jak postępować na każdym kroku.
Jak przygotować się do kryzysu, czyli PR kryzysowy przed kryzysem
Pomagamy naszym klientom (niezależnie od ich wielkości i struktury) przewidywać potencjalne problemy i opracowywać reakcje na każdy scenariusz. W tym celu planujemy ewentualny sztab kryzysowy, w którym wyznaczamy role i obowiązki dla każdego członka zespołu, szczególnie dla głównego rzecznika. Pomagamy w opracowaniu metod i kanałów komunikacji. Przygotowujemy scenariusze trudnych i niewygodnych pytań, jakie mogą pojawić się ze strony dziennikarzy, inwestorów, partnerów biznesowych i klientów. Planujemy działanie centrum dowodzenia, które będzie zarządzać oficjalnymi informacjami, dostarczać je w określonym czasie za pośrednictwem określonych kanałów, takich jak strony internetowe, serwisy społecznościowe lub podczas briefingów medialnych.
PR w kryzysie, czyli jak przetrwać kryzys
W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej lub sygnałów zapowiadających jej rychłe nadejście, proponujemy klientom pełny zakres pomocy w pokonaniu trudności. Niezależnie od tego, czy wcześniej skorzystano z agencji PR, by zaplanować strategię na ewentualne problemy, czy nie. Zadania realizujemy niezwłocznie. Nasze działania polegają na minimalizowaniu negatywnych skutków zaistniałej sytuacji, nieustannym monitoringu mediów i innych kanałów dystrybucji informacji oraz reagowaniu na pojawiające się w nich opinie. Analizujemy sytuację i aktualny stan wizerunku, a na podstawie uzyskanych danych podejmujemy adekwatne działania. Prowadzimy dedykowane lub wspieramy pracę istniejącego biura prasowego, przygotowując oficjalne informacje prasowe, komunikaty, sprostowania i odpowiedzi na pytania. Pozostajemy w stałym kontakcie z mediami, by na bieżąco informować o sytuacji. Organizujemy briefingi i konferencje prasowe, czuwając nad ich właściwym przebiegiem. Nie zapominamy także o komunikacji wewnątrz organizacji, mając na uwadze poczucie bezpieczeństwa jej pracowników oraz fakt, że są oni nie tylko częścią firmy, ale często źródłem niekontrolowanych informacji, przekazywanych do otoczenia.
PR kryzysowy po kryzysie
Działania naszej agencji PR nie kończą się wraz z wyjaśnieniem przyczyn sytuacji kryzysowej lub ugaszeniem jej największego ogniska. PR kryzysowy polega także na działaniach, podejmowanych w dalszym etapie, mających przywrócić dobrą reputację firmy, organizacji czy danej osoby. Opracowujemy więc strategię działań PR na czas po kryzysie i pracujemy nad odbudowaniem właściwego wizerunku oraz zaufania otoczenia. Wreszcie także przygotowujemy strategię na wypadek wystąpienia kolejnych kryzysów. Chociaż w tym jednym jedynym przypadku, zawsze mamy nadzieję, że ta usługa okaże się zbędna?.
